二、系统工作流程示意图
    公寓管理信息系统从管理对象公寓楼、学生入手，对总共有多少栋楼、每栋楼有多少层、每层有多少房间、每个房间有多少个床位、有多少空床进行记录，同时详细记录入住学生的姓名、性别等基本信息及紧急联系电话等信息，然后将学生分配进入宿舍，并能进行日常零星的入住、调换、退宿等；学生入住宿舍后，从杜绝闲杂人员入内和掌握学生住宿异常信息两方面入手来保证学生的安全，在掌握学生住宿信息方面，要求学生进出公寓要刷卡，系统自动统计出学生早出、晚归、夜不归宿、长期未归等信息，并将异常信息自动通过短信的方式发送给学生相关人员进行提醒；通过电子公告板滚动公布各种通知，加强宣传、交流力度，以沟通取的学生理解、自觉配合学校工作；视频监控可以通过互联网查看工作场所的情况；然后将这些信息统一汇总起来，通过公寓网站建立学校领导、辅导员、公寓管理员、学生、学生家长共同参与的协同管理平台

三、软件功能结构示意图和部分界面

四、门户网站
    通过建立公寓网站、学生家长网站等，建立校领导、总支书记、辅导员、公寓管理员、学生、学生家长共同参与的协同管理平台；管理员可以管理自己工作范围内的楼宇和学生，校领导、总支书记、辅导员可以查询自己管理院系范围内的学生，家长可以查询自己孩子的信息，学生可以查询本人的信息。

五、权限管理
　　权限管理分所能操作的模块和模块内显示的内容两个方面进行，通过模块权限限制可以操作的功能，通过院系权限和楼宇权限限制所能够管理的内容，完全与实际管理相符。

六、运行后达成的效果
　　该系统建成后，管理部门全面掌握学生详细信息、公寓入住快速、公寓闲置情况、学生入住情况一目了然；在学生宿舍楼门口设置红外线探测设备，防止闲杂人员进入宿舍；宿舍楼入口处的监控设备可以随时进行录像、回放，为事故后的调查提供依据；学生采用刷卡系统，统计夜间学生回宿情况，异常情况自动报告，及时杜绝不良现象、重大不安全事故的发生；通过同屏播放系统公布信息，以沟通取得支持；通过在互联网上建立公寓网站、学生家长网站等，实现管理人员、学生、学生家长的网上互动，形成学校主导、家长监督、学生自我约束的管理局面。为学生创造一个安全、舒适的生活环境。

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数字化在公寓管理中的应用

        学生公寓的管理是学校后勤集团的重要工作内容，由于学生公寓管理难度大，存在诸多不安全因素，多年来从中央到地方教育行政管理部门都十分重视学生公寓的管理。
     （1）在学生公寓的管理中，我们认为需要重点解决的问题：
       一是如何全面掌握学生基本信息和入住信息，解决好学生入住情况底子不清和宿舍分配难，查询统计难的问题；二是如何对进出学生公寓的人员进行身份识别，杜绝闲杂人员进入学生公寓盗窃学生财物和滋扰学生正常生活秩序的现象发生；三是如何掌握学生在宿舍的异常情况，特别是夜不归宿情况，确保学生人身安全；四是如何使学生管理干部、学生家长多方参与，对学生实施协同管理；五是如何实施学生管理干部多校区跨地域与学生沟通，有效开展思想政治工作和学生教育管理工作；六是如何实现事后回溯，为事故调查提供依据。针对这些问题，我们组织人力开发并使用了学生公寓管理系统，并且收效明显。
       （2） 数字化在学生公寓管理中的应用效果
         一是实现了公寓信息共享。在公寓管理中，学生住房信息、床位分配信息、床位余缺信息等都是由公寓管理人员人工调整，各级领导不可能及时准确地掌握当前公寓的使用情况。使用该系统对学生公寓实施网络化管理后，各级管理者根据不同权限可以通过网络系统清楚地了解公寓的房间数量、床位数量、空闲床位状况等基本情况。公寓管理者和学生管理干部都可以准确查询某个学生所在公寓、房间和床位，学生的姓名、性别、出生年月、院系、年级、专业、班级、职务以及家庭所在地、家长联系电话等详细情况，实现了公寓信息资源的共享。
        二是实现了床位自动分配。每届新生进校，公寓管理人员分配房间和床位时的工作量很大，而且常常出现差错。使用该系统后，只要操作人员提出待分房的学生名单和计划分配的公寓房间号码，点击自动分房按键，系统会自动将每一个学生分配到具体床位，大大提高了工作效率，减轻了公寓管理人员的工作量。
         三是实现了智能门禁管理。我们利用学生饭卡来识别学生的身份，学生出入公寓时刷卡，刷卡机根据刷卡人员的不同类别发出不同的语音，计算机屏幕便显示刷卡人的照片、姓名、院系、专业、年级，值班人员通过听刷卡机发出的声音或观察计算机屏幕就可以识别进入学生公寓的人员身份，准确辨别外来人员。公寓管理系统设置了报警功能，管理者根据需要可以设定报警时间，学生在设定的时间内不刷卡系统会自动提示，使公寓管理的安全得到有效保障。同时，该系统还具有公寓房态实时监控功能，房态床位图上即时显示着每一个学生出入公寓的状态，房态图上每个房间的床位用星图来表示，进入公寓的人员星图为绿星，离开公寓的人员星图为红星。使用鼠标点击这些星图，各个星图所代表的学生基本信息则以表格形式显示出来，并且清楚地反映出学生最后一次出入公寓的日期和时间，以便管理者及时掌握学生的出入信息，防止意外事件的发生。
         四是实现了管理信息统计全面系统。我们使用的管理系统具有较完善的统计报表功能，如：学生信息报表、公寓信息报表、公寓人员出入报表、个人出入公寓统计报表、外来客人出入报表、夜不归宿学生统计报表、早出晚归学生统计报表、退房统计报表、各院系违禁情况评比表、公寓门禁值班统计报表、毕业生信息查询表等。其中，系统具有的早出晚归统计报表、夜不归宿统计报表、各院系违禁情况评比表等报表功能，解决了长期以来公寓管理和学生管理工作中最棘手的问题。现在只需点击未归统计，立刻可以知道有哪些学生未回宿舍，而无需去宿舍一一查看，全面详实的报表为管理者提供了极大的方便。
        五是实现了公寓异地远程管理。由于该系统为网络版管理系统，集WEB网、局域网和门禁刷卡器三位一体，学生管理者随时可以通过互联网实施管理活动，掌握公寓内的全面情况，有效地解决了异地远程管理的问题。另外，门禁刷卡器具有脱机运行功能，既便是在计算机暂时出现故障时，门禁刷卡器仍然准确地记录并保存每一个学生的刷卡时间，待计算机网络系统恢复后，自动将临时保存的数据发送给系统数据库进行处理并保存，确保了提供给管理者数据的完整性。
       六是实现了事后回溯功能。我们在学生进出的楼道口安装摄象机，进行24小时录像，并结合刷卡系统对异常刷卡的情况进行拍照；访客进入公寓楼时，除登记人员信息外同时进行拍照留存，贵重物品出入除登记物品信息外同时对持物人和物品进行拍照留存；这样一旦发生事故，便可调出相应的信息，为事故真相提供依据。
      （3）学生公寓管理平台系统简要介绍
        公寓管理信息平台以确保学生人身安全为重点，紧密结合公寓管理工作，联合公寓管理员、学生干部、辅导员、校领导、家长、学生等多方参与，囊括了学生信息管理、公寓信息管理、住宿分配、外来人员登记、贵重物品出入、学生进出记录、自动检测闲杂人员进入并联动语音提醒拍照、违规违纪登记、异常情况自动提醒、远程视频监控、卫生纪律评比等功能，分述如下：
        一、 软件组成和硬件总体布局
       软件部分包含学生公寓网站、学生公寓管理系统、智能门禁通道管理系统三大部分；硬件部分包括：一台总服务器，每个楼放置一台管理电脑、每个进出口配备1套门禁刷卡设备、两个摄像头；通过视频线把摄像机连接至硬盘录像机，硬盘录象机通过网线与局域网连通；门禁刷卡设备与每楼的管理计算机连接；录象设备、通道设备、服务器等通过校园网络进行数据实时传输
         二、 系统主要功能
         1、网站：系统通过网站建立协同管理、服务平台,教工、学生、家长、管理人员等通过网站使用自己权限以内的服务内容；
         教工：管理自己所管理班级的学生
        学生：查询本人信息
        家长：查询孩子的信息
        管理人员：校领导，分管领导，总支书记，院系领导，辅导员，学工干部，公寓管理人员；根据不同的授权，操作相应的内容，完成协同管理。
         2、学生公寓管理系统
        公寓管理系统主要包括网站管理、公寓楼信息设置、学生信息设置、住宿分配、住宿查询、公寓门禁管理、门禁统计报表查询、访客查询、物品出入查询、违规登记查询、异常情况查询、卫生评比、内部信息交流、注册人员管理、权限管理等功能。
        3、智能门禁通道管理系统
       包括人员出入识别、语音实时报送刷卡状态、异常情况拍照报警、学生照片拍摄、学生卡片挂失解挂补卡、访客登记、贵重物品出入登记、未归查询、录像、播放本地和异地录象等功能，是值班人员的工作平台。
        三、针对Ｈ１Ｎ１增加的异常统计图
　     1、分院异常统计表

　     2、分院分楼异常统计表

　     3、个人异常统计表

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